Aufgrund einer neuen EU-Norm müssen Rechnung ab dem kommenden Jahr grundsätzlich in elektronischer Form erstellt werden. Was Du darüber wissen musst und ob Du überhaupt schon ab 2025 eine E-Rechnung erstellen musst, erklärt Daniel Schäfer in diesem Beitrag.
Das ist eine E-Rechnung
Ab dem 01.01.2025 gilt in Deutschland die E-Rechnung-Verordnung, die auf Grundlage einer neuen EU-Richtlinie entwickelt wurde. In dieser Verordnung ist genau definiert, wie Unternehmen in Zukunft Rechnungen erstellen müssen und sie klärt, wer ab welchem Zeitpunkt sich an die neuen Vorgaben halten muss.
Es gibt zwei neue Formate, in denen Rechnung zukünftig erstellt werden müssen. Das erste Format ist eine xml-Datei (X-Rechnung). Diese Datei hat dann an genau definierten Stellen alle wichtigen Angaben, z.B. zum Empfänger der Rechnung, zum Umsatzsteuersatz oder der Steuernummer.
Das zweite Format ist eine PDF-Datei, in der die xml-Datei hinterlegt ist. Insgesamt kommen zwei neue Informationen zu den Rechnungen hinzu. Zum einen eine Leitweg-ID des Rechnungsempfängers, die eine schnelle Nachvollziehbarkeit der Umsatzsteuerzahlungen ermöglicht.
Zum anderen gibt es in Zukunft eine Lieferantennummer, durch die beispielsweise Betrug bei der Umsatzsteuer schnell aufgeklärt werden soll.
So erstellst du eine E-Rechnung
Nun fragen sich aktuell viele Unternehmerinnen und Unternehmer, wie sie eine E-Rechnung erstellen. Aktuell fehlen für konkrete Empfehlungen natürlich noch die Erfahrungswerte, doch es gibt grundsätzlich zwei Methoden.
Du kannst Deine Rechnung mit Online-Generatoren erstellen lassen. Das ist schnell erledigt und ist unter Umständen sogar kostenlos möglich. Der Nachteil ist jedoch, dass Du selbst ein System erstellen musst, das eine digitale Aufbewahrung sicherstellt und Du musst Deine Finanzbuchhaltung manuell erledigen.
Die bessere Lösung ist es in den meisten Fällen sicher, wenn Du eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware nutzt, die Dir mehr Funktionen bietet. Nutze die verbleibende Zeit, bis Du tatsächlich E-Rechnungen erstellen musst, um Dir zu überlegen, welche Funktionen für Dich wichtig sind und wähle nach diesen Kriterien die passende Software aus.
Ausnahmen von der E-Rechnungs-Pflicht
Ab wann gelten nun welche Anforderungen konkret? Grundsätzlich musst Du für jede Summe, die größer als 250 Euro ist, eine Rechnung stellen. An dieser Vorgabe ändert sich auch in Zukunft nichts. Das erste, was Du in jedem Fall sicherstellen solltest, ist die Fähigkeit ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen zu können. Der einfachste Weg dazu ist der Empfang per E-Mail.
In der Regel kannst Du bis 31.12.2026 Deine Rechnungen nach dem neuen Format erstellen oder noch in der klassischen Papierform. Ab dem 01.01.2027 greift die erste Verschärfung. Unternehmen, die im Vorjahr einen Umsatz von mehr als 800.000 Euro erzielt haben, müssen E-Rechnungen versenden.
Ab dem 01.01.2028 müssen dann alle Unternehmen ihre Rechnungen nach den neuen Richtlinien erstellen, versenden und aufbewahren.
Auch wenn bis dahin noch viel Zeit zur Vorbereitung bleibt, empfehlen wir Dir, Dich frühzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen und Lösungen zu implementieren, damit Du Deinen Verpflichtungen gleich zu Beginn nachkommen kannst.
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