Finanzplan erstellen – aber richtig!

Finanzplan erstellen für Dein Business - warum eine solide Planung so wichtig ist

Wer ein Unternehmen gründen will, braucht nicht nur eine zündende Geschäftsidee und einen plausiblen Businessplan, sondern muss auch einen Finanzplan erstellen, der unterschiedliche Szenarien berücksichtigt. Viele Gründer sind in der Vorphase der Gründung von ihrer Geschäftsidee derart elektrisiert, dass sie eventuelle Finanzrisiken komplett ausblenden, wenn sie ihren Finanzplan erstellen. Das müssen auch wir bei der X-GROUP GmbH in Berlin jeden Tag aufs Neue erfahren.

Während der Businessplan dazu dient, Banken und Investoren von der Tragfähigkeit und Profitabilität der Geschäftsidee zu überzeugen, um Finanzmittel zu akquirieren, listet der Finanzplan sämtliche Kosten, die auf das Unternehmen ab dem ersten Tag zukommen. Meistens sind die Durststrecken viel länger als erwartet. So sieht es auch der Fachberater für Fördermittel und Existenzgründung Daniel Schäfer. Kurzum: Auch ein Businessplan für den Gründungszuschuss beschreibt in aller Regel nur das BestCase-Szenario und die Potenziale einer Geschäftsidee und der Finanzplan enthält nicht sämtliche Kosten.

Finanzplan einfach & richtig erstellen mit kompetenten Existengründungsberatern

Finanzplan einfach & richtig erstellen mit kompetenten Existengründungsberatern

1. Die Kosten für die Gründung sorgfältig planen

Bevor ein Unternehmen an den Start gehen kann, fallen bereits diverse Kosten an. Zum Beispiel für Beratung, Gründungsseminare oder Software, um die Gründung zu planen. Hierbei handelt es sich um Vorgründungskosten. Der gesamte Kapitalbedarf für eine Unternehmensgründung ist allerdings deutlich höher. Der Unternehmer in spe muss sich bereits im Vorfeld der Gründung Gedanken über seine Investitionen machen. Hierzu zählt beispielsweise der Laptop, die Betriebs- und Geschäftsausstattung und eventuell das Warenlager.

Dies alles muss in der Gesamtkapitalplanung abgebildet werden. Es kommen aber noch andere Kosten hinzu. Wenn der Unternehmer mit einer Gesellschaft startet, also einer UG oder einer GmbH, können schnell zwischen 500 und 2.000 Euro zusammenkommen. Weitere Kosten entstehen, wenn der Gründer einen Fachanwalt oder einen Unternehmensberater konsultiert und eventuell noch eine Markenanmeldung vornimmt. Schnell kommen da einige Tausend Euro an Gründungskosten zusammen.


2. Die Markteintrittskosten werden oft unterschätzt

Neben diesen Kosten, die mit der „formalen“ Gründung eines Unternehmens zusammenhängen, steht das Wichtigste noch bevor, und zwar der Markteintritt. Also, wie sich das Unternehmen am Markt präsentieren will. Das fängt mit den Visitenkarten an, die möglicherweise über eine Agentur erstellt werden, welche die strategische Positionierung des zu gründenden Unternehmens begleitet und den Unternehmer berät. Eine Keyword-/SEO-Analyse oder eine Wettbewerbsanalyse gehören ebenso dazu wie eine Website oder Markteintrittskampagne über soziale Medien wie Facebook und andere Kanäle.

Diese Dinge gehen richtig ins Geld und schnell können hier Kosten von fünf, zehn, zwanzig oder dreißigtausend Euro an Markteintrittskosten entstehen. Soll ein Büro oder Ladengeschäft angemietet werden, kommen Kosten für die Maklerprovision und die Kaution hinzu, die mitunter schon bis zu sechs Monatsmieten betragen kann. Mögliche Umbaumaßnahmen und Raumerschließungskosten sind ebenfalls zu berücksichtigen.


3. Auch die fixen und variablen Kosten gehören in den Finanzplan

Mit der Aufstellung der Markteintrittskosten endet bei vielen die Finanzplanung für das zu gründende Unternehmen. Die Kosten sind damit aber bei Weitem noch nicht abgedeckt. Auch die laufenden Kosten müssen in die Finanzplanung einbezogen werden. Man unterscheidet hier zwischen den Fixkosten und den variablen Kosten. Fixkosten sind die regelmäßig anfallenden fixen Kosten wie Miete und Nebenkosten, Stromabschläge, Versicherungen, Buchhaltungskosten etc. Sie müssen genauso berücksichtigt werden wie die Personalkosten für Mitarbeiter und andere Servicekräfte. Schließlich kommen auch noch die variablen Kosten hinzu. Diese umfassen die laufenden Kosten für verbrauchte Produkte oder Waren für den Onlineshop, die laufend nachbestellt werden müssen, wenn Verkäufe stattfanden.

Auch externe Dienstleister beziehungsweise Fremdleister fallen darunter, falls der Unternehmer mit solchen zusammenarbeitet. Ebenfalls zählen Zinsen für Kapitaldienste sowie Steuern zu diesem Kostenblock. Das, was nach Abzug aller Kosten von den Einnahmen übrig bleibt, ist dann der Unternehmerlohn, der in Abhängigkeit vom Umsatz von Monat zu Monat variieren kann.


4. Alles hängt von der Umsatzentwicklung ab

Klar ist: Es müssen ein Laptop, eine Software, eine Büroausstattung etc. angeschafft werden, um überhaupt erst einmal loslegen zu können. Wer bereits seine Umsatzentwicklung planen kann, weiß anhand der Umsatzkurve ungefähr, ab wann das Unternehmen die Kosten tragen kann beziehungsweise der Break-Even-Punkt, also die Gewinnschwelle erreicht ist. Ab diesem Punkt erwirtschaftet das Unternehmen Gewinne.

Kann sich das Unternehmen sogar selbst tragen, dann ist der Unternehmerlohn bereits enthalten. Viele Start-up-Unternehmer machen immer wieder denselben Fehler, wenn sie ihren ersten Finanzplan schreiben. Sie kennen zwar ihren kompletten Kapitalbedarf und das Umsatzpotenzial ihrer Geschäftsidee, vergessen dennoch eines: Das Unternehmen wirft nicht schon am ersten Tag nach dem Markteintritt den Umsatz zur Deckung der laufenden Kosten ab.


Finanzplan erstellen leicht gemacht

Tabellen, Zahlen, Kalkulationen - ein unternehmerischer Finanzplan kann schnell unübersichtlich und anstrengend werden.

Muss er aber nicht - wenn man sich auf das Wesentliche konzentriert.

Worauf es wirklich ankommt, damit der Finanzplan funktioniert, zeigt Daniel Schäfer in diesem Video.

5. Der größte Fehler bei der Erstellung eines Finanzplans

Wenn Gründer ihren Finanzplan erstellen, blenden sie häufig aus, dass der angestrebte, zur Tragfähigkeit des Unternehmens benötigte Umsatz nicht vom ersten Tag an da ist. Man braucht einen Vorlauf von einigen Monaten, bis der Umsatz sich so weit entwickelt hat, dass er sämtliche Kosten abdeckt. Das Problem ist nur: Die Kosten für Miete, Strom und Personal, also die Fixkosten laufen vom ersten Tag an und müssen gedeckt werden. Eventuell verlangt das Finanzamt bereits Steuern im Rahmen der Umsatzvorsteueranmeldung, die Banken wollen Zinsen für die aufgenommenen Kredite haben und schließlich will auch der Lieferant Geld für seine gelieferte Ware sehen.

Zu guter Letzt braucht auch der Gründer auch Geld um seine laufenden Lebenshaltungskosten zu decken, falls er keine Transferleistungen wie ALG I bezieht. Jedes neu gegründete Unternehmen durchläuft in der Startphase solch eine finanzielle Durststrecke. Wenn die eigenen Mittel nicht ausreichen, um diese Phase finanziell zu überbrücken, kann es schnell eng werden. Im ersten Monat fehlen vielleicht 7.000 Euro, im zweiten 6.000 Euro und im dritten 5.000 Euro. Schnell können so in den ersten 18 Monaten nach der Gründung bis zu 25.000 Euro oder mehr an Verlusten entstehen, denn die laufenden Kosten kumulieren. Im Worst Case kann das dazu führen, dass das Unternehmen in die Insolvenz schlittert.


6. Worst-Case-Szenario beim Finanzplan erstellen berücksichtigen

Um nicht in diese Falle hineinzulaufen, sollte der Gründer unbedingt ein Worst-CaseSzenario erstellen. Also die anfängliche Durststrecke großzügig kalkulieren und den Geldbedarf zur Überbrückung dieser Phase als Betriebsmittelreserve dem Gesamtkapitalbedarf hinzurechnen. Kommt der Jungunternehmer nach sechs Monaten zur Bank, nachdem schon 10.000 bis 15.000 Euro aufgelaufen sind und sämtliche Kreditrahmen ausgereizt wurden, wird er von der Bank keinen neuen Kredit bekommen.

Nach Ansicht der Bank wurde im Unternehmen ganz einfach schlecht gewirtschaftet. Zudem werden Vorhaben, die bereits begonnen haben oder finanziert wurden, kein zweites Mal finanziert. Davon abgesehen würde die Zeit vom Antrag bis zur Bewilligung eines neuen Kreditrahmens mindestens ein bis zwei Monate dauern. Bis dahin ist das Unternehmen möglicherweise längst insolvent. Wird dieser Worst-Case-Kapitalbedarf von rund 25.000 Euro jedoch von vornherein mit einberechnet und die Geschäfte entwickeln sich besser als angenommen, hat das Unternehmen diesen Betrag am Jahresende auf dem Konto. Und das tut angesichts der gegenwärtig niedrigen Zinsen nicht weh. Der Unternehmer hat verschiedene Optionen. Er kann das Geld vorzeitig mit einer kleinen Vorfälligkeitsentschädigung tilgen, es für andere Investitionen verwenden oder als Betriebsmittelreserve auf dem Konto belassen.


7. Bei der Erstellung es Finanzplans gilt es folgendes zu beachten.

Es sollten alle nötigen Kosten eingeplant werden, um eröffnen zu können. Ferner sollten alle laufenden Kosten für mindestens 36 Monate als Betriebsmittelreserve eingeplant werden. Die Umsatzentwicklung sollte unter verschiedenen Aspekten geplant werden. Neben einem Standardszenario, das die realistisch anzunehmende Entwicklung berücksichtigt und dem Best-Case-Szenario (die Geschäfte entwickeln sich deutlich besser und schneller als geplant), sollte unbedingt der Worst-Case berücksichtigt werden. Dabei geht es um die liquiden Mittel, die benötigt werden, falls die Hochlaufphase des Umsatzes sich zeitlich nach hinten verschiebt, es also länger als geplant dauert, bis die Firma richtig läuft und den Break-Even-Punkt erreicht hat. Mit der Betriebsmittelreserve hat das Unternehmen im Gründungsprozess immer genügend liquide Mittel, um die schwierige Anfangsphase nach der Unternehmensgründung zu überstehen.

Wer seinen Businessplan für den Gründungszuschuss optimieren möchte oder weitere Informationen zum Themenkomplex Finanzplan erstellen sucht, findet in der X-GROUP GmbH Institut für Gründung, Finanzierung und Geschäftsentwicklung in Berlin einen kompetenten Ansprechpartner.


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